1. Entwodiksyon (Pawòl Pwofesè a)

"Bonjou klas! Byenvini nan youn nan metye ki pi enpòtan nan nenpòt òganizasyon. Si yon biwo se yon kò, asistan an se 'sistèm nè' a. Se li ki fè enfòmasyon sikile, se li ki fè randevou respekte, epi se li ki bay premye imaj konpayi an. Jodi a, n ap aprann kisa sa vle di yon vre pwofesyonèl nan administrasyon."

2. Misyon yon Asistan (Pawòl Pwofesè a)

"Yon asistan administratif pa sèlman 'reponn telefòn'. Misyon w se:

• Fasilite travay direktè a: Retire ti detay yo nan men l pou l ka konsantre sou gwo desizyon.

• Jere tan: Ou se mèt kalandriye a.

• Gade sekrè: Ou pral konnen anpil enfòmasyon konfidansyèl. Diskreksyon se premye kalite w."

3. Etik ak Prezantasyon (Pawòl Pwofesè a)

"Nan IBI-Akademi, nou mete aksan sou 'Savoir-être'.

• Ponctualité: Ou dwe premye moun ki rive nan biwo a.

• Tenue Vestimentaire: Fason w abiye montre respè ou gen pou tèt ou ak pou enstitisyon an.

• Langaj: Pale ak respè, kit se ak yon kliyan, kit se ak kòlèg ou."

4. Òganizasyon Espas Travay la (Pawòl Pwofesè a)

"Yon biwo ki an dezòd, se yon lespri ki an dezòd. N ap aprann kijan pou n òganize yon biwo fizik ak yon biwo nimerik (òdinatè w). Chak papye dwe gen plas li, chak fichye dwe gen non l pou w ka jwenn yo nan 5 segonn si yo mande w yo."

Egzèsis Pratik pou Modil 1

1. Tablo Travay: Lis 5 tach ou panse yon asistan dwe fè chak maten anvan Direktè a rive (egz: ouvè imel, tcheke randevou, prepare dlo/kafe, elatriye).

2. Kòd Kondwit: Ekri 3 règ lò yon asistan dwe respekte pou l pa janm pèdi konfyans bòs li.

3. Tès Diskreksyon: Si yon moun rele epi li mande w yon enfòmasyon prive sou direktè a, kisa w ap reponn li ak politès?

1. Entwodiksyon (Pawòl Pwofesè a)

"Bonjou klas! Jodi a, nou pral aprann kijan pou n 'mèt tan an'. Yon asistan ki pa konn jere tan, se yon asistan k ap toujou nan presyon ak estrès. Direktè a gen sèlman 24 èdtan nan yon jounen tankou tout moun, men se ou menm k ap fè 24 èdtan sa yo rann li plis rannman. Jodi a, n ap aprann kijan pou n òganize yon jounen travay san n pa bliye anyen."

2. Priyorite: Matris Eisenhower (Pawòl Pwofesè a)

"Tout bagay pa enpòtan menm jan. Nou pral aprann separe travay yo an 4 pati:

1. Ijan ak Enpòtan: Sa k dwe fèt kounye a (egz: yon kriz, yon kliyan ki la).

2. Enpòtan men ki pa Ijan: Sa k dwe planifye (egz: prepare yon rapò pou demen).

3. Ijan men ki pa Enpòtan: Sa w ka delege (egz: reponn kèk apèl senp).

4. Ni Ijan ni Enpòtan: Sa k ap pèdi tan w (egz: rete sou rezo sosyal pandan travay). Yon bon asistan toujou kòmanse ak sa ki pi enpòtan yo!"

3. Jere Agenda Direktè a (Pawòl Pwofesè a)

"Ou se 'Gadyen Baryè' tan direktè a.

• Pa chaje jounen an twòp: Toujou kite 15 a 30 minit ant de randevou pou si gen yon reta oswa pou direktè a ka pran yon ti souf.

• Konfime toujou: Pa janm sipoze yon moun ap vini. Toujou rele oswa voye yon imèl pou konfime randevou a 24 èdtan anvan.

• Sekirite: Pa janm bay yon moun randevou san w pa tcheke ak direktè a anvan, sof si li te ba w otorizasyon pou sa."

4. Zouti pou Jesyon Tan (Pawòl Pwofesè a)

"Nou p'ap konte sou memwa nou sèlman. Nan IBI-Akademi, n ap aprann sèvi ak:

• Agenda Fizik: Pou moun ki renmen ekri.

• Google Calendar: Pou n ka pataje randevou yo ak direktè a sou telefòn li an dirèk.

• To-Do List: Yon lis travay pou n tcheke (check-list) chak fwa nou fini yonn."

5. Egzèsis Pratik pou Modil 2

Misyon elèv la:

1. Plan Jounen: Imajine direktè a gen 3 reyinyon, 5 imèl pou l reponn, ak yon vwayaj pou l prepare. Mete yo nan lòd priyorite (Ki sa k ap fèt an premye?).

2. Konfimasyon: Ekri yon ti mesaj (SMS oswa WhatsApp) kout pou w konfime yon randevou ak yon kliyan pou demen 10:00 nan maten.

3. Tès Ijans: Si direktè a nan yon reyinyon enpòtan epi yon moun rele pou yon bagay ki pa ijan, kisa w ap di l pou l pa santi w malpalan?

Objektif: Aprann ekri dokiman pwofesyonèl ki klè, san fòt, epi ki respekte nòm administrasyon an.

1. Entwodiksyon (Pawòl Pwofesè a)

"Bonjou klas! Jodi a, nou pral rann plim nou entèlijan. Yon asistan administratif dwe konn ekri pou moun konprann li depi premye lekti a. Nan administrasyon, 'sa ki ekri rete'. Nou pral aprann kijan pou n prezante yon lèt ki gen klas, kijan pou n fè yon rapò reyinyon, ak kijan pou n reponn imel ak anpil respè."

2. Estrikti yon Lèt Ofisyèl (Pawòl Pwofesè a)

"Yon lèt pwofesyonèl se pa yon ti nòt nou voye bay yon zanmi. Li dwe gen 5 pati sa yo:

1. Antèt (En-tête): Non ak logo konpayi an.

2. Lye ak Dat: Kote w ye a ak ki jou nou ye (Egz: Pòtoprens, 23 Mas 2026).

3. Destinatè: Ki moun k ap resevwa lèt la?

4. Objè: Nan yon sèl fraz, di pou kisa w ap ekri (Egz: Objè: Demann Randevou).

5. Kò Lèt la: Sèvi ak mo tankou 'Monsieur le Directeur' oswa 'Madame la Présidente'. Fini toujou ak yon 'Formule de politesse' (Egz: Recevez, Monsieur, mes salutations distinguées)."

3. Rapò ak Procès-verbal (PV) (Pawòl Pwofesè a)

"Lè gen yon reyinyon nan IBI-Akademi, asistan an dwe la pou l nòt tout sa k di.

• Procès-verbal (PV): Se yon rezime egzak sou sa k te deside, ki moun ki te la, ak ki lè sa te fini.

• Rapò: Se yon dokiman ki esplike yon sitiyasyon bay direktè a (Egz: Yon rapò sou kisa k manke nan biwo a). N ap aprann ekri kout ak senp. Pa mete pawòl ki pa sèvi anyen."

4. Kominikasyon pa Imel (Netiquette) (Pawòl Pwofesè a)

"Imel se zouti n ap sèvi plis jodi a.

• Sijè a dwe klè: Pa voye imel san sijè.

• Reponn vit: Yon imel pa dwe pase 24 èdtan nan bwat ou san w pa reponn li.

• Siyati: Toujou gen yon siyati otomatik ki gen non w, tit ou, ak telefòn konpayi an."

5. Egzèsis Pratik pou Modil 3

Misyon elèv la:

1. Lèt Demann: Ekri yon ti lèt kout pou mande yon patnè yon reyinyon pou Direktè Alfred. Pa bliye dat la ak 'Formule de politesse' la.

2. Koreksyon: M ap ba w yon fraz ki gen anpil fòt ak langaj "bò lari", epi ou dwe transfòme l an langaj administratè.

3. Objè Imel: Bay 3 egzanp 'Objè' ki klè pou 3 imel diferan (Yon envitasyon, yon fakti, ak yon plent).

Objektif: Aprann kijan pou n ranje, sere, epi jwenn dokiman yo byen vit pou biznis la pa janm pèdi memwa li.

1. Entwodiksyon (Pawòl Pwofesè a)

"Bonjou klas! Jodi a, nou pral pale de 'Memwa' antrepriz la. Yon biwo kote papye melanje ak vye fichye sou òdinatè, se yon biwo k ap pèdi lajan ak tan. Nan IBI-Akademi, nou vle chak dokiman gen yon 'adrès' byen presi. Si w konn klase, ou konn jere!"

2. Klasman Fizik (Nan kaye ak kofre) (Pawòl Pwofesè a)

"Lè n ap ranje papye nan yon kofre (classeur), nou ka sèvi ak 3 metòd:

• Klasman Alfabetik: Ranje selon non moun oswa konpayi an (A rive nan Z).

• Klasman Kwonolojik: Ranje selon dat la (sa k pi resan an toujou anlè).

• Klasman Tematik: Ranje selon sijè a (egz: tout 'Fakti' ansanm, tout 'Kontra' ansanm). Toujou mete etikèt sou do chak klasè pou w pa bezwen louvri yo tout anvan w jwenn sa w ap chèche a."

3. Klasman Dijital (Sou Òdinatè) (Pawòl Pwofesè a)

"Jodi a, pifò dokiman nou yo se sou òdinatè yo ye. Men sekrè pou w pa janm pèdi yon fichye:

1. Nonmen fichye a byen: Pa janm sove yon dokiman ki rele 'Dokiman1' oswa 'Scan002'. Rele l: 'Lèt_Ministè_23_03_2026'.

2. Sèvi ak Dosye (Folders): Kreye yon gwo dosye pou chak ane, epi anndan l, kreye dosye pou chak mwa oswa chak sèvis.

3. Back-up (Sekirite): Toujou gen yon kòpi sou yon USB oswa nan 'Cloud' (Google Drive) pou si òdinatè a ta gen pwoblèm."

4. Netwayaj ak Destriksyon (Pawòl Pwofesè a)

"Achiv pa vle di 'kenbe tout vye papye pou tout tan'. Yon asistan dwe konnen ki papye pou l kenbe (tankou kontra travay oswa tit pwopriyete) ak ki papye li ka detwi apre kèk tan (tankou vye nòt brouyon). Netwaye achiv yo chak ane pou n fè plas pou nèf."

5. Egzèsis Pratik pou Modil 4

Misyon elèv la:

1. Etikèt Klasè: Imajine ou gen 5 klasè sou biwo w. Ekri non ou t ap mete sou chak etikèt pou w ka jwenn yo vit (Egz: Fakti Janvye-Mas 2026).

2. Nonmen Fichye: Si w fin eskane yon kontra pou yon nouvo pwofesè ki rele "Jean Pierre", kijan w t ap sove fichye sa a sou òdinatè a?

3. Sitiyasyon Ijans: Direktè a mande w yon lèt ki te voye nan mwa Desanm pase a. Di m nan ki klasè oswa nan ki dosye w pral gade an premye.

Objektif: Aprann kijan pou n resevwa moun ak pwofesyonalis, kijan pou n pale nan telefòn, ak kijan pou n jere moun ki fache.

1. Entwodiksyon (Pawòl Pwofesè a)

"Bonjou klas! Jodi a, nou pral aprann kijan pou n fè yon moun santi l byen depi l poze pye l nan IBI-Akademi. Yo di: 'Ou pa janm gen yon dezyèm chans pou w fè yon premye bèl enpresyon'. Wòl ou se asire w ke chak moun ki rele oswa ki vini, soti ak yon bèl imaj de nou, menm si yo pa jwenn sa yo t ap chèche a."

2. Akèy Fizik (Lè moun nan vini nan biwo a) (Pawòl Pwofesè a)

"Lè yon moun antre, premye bagay pou w fè se sispann sa w t ap fè a (menm si se sou òdinatè w te ye).

• Souriz ak Salitasyon: 'Bonjou/Bonswa Monsieur/Madame, byenvini nan IBI-Akademi. Kijan m ka ede w?'

• Fè moun nan tann: Si Direktè a okipe, envite moun nan chita, ofri l yon ti dlo oswa yon kafe si sa posib. Toujou di l konbe tan sa ka pran.

• Prezantasyon lokal la: Kenbe espas akèy la pwòp epi byen ranje tout tan."

3. Etikèt nan Telefòn (Pawòl Pwofesè a)

"Telefòn biwo a se pa telefòn pèsonèl ou. Gen yon fason pou w pale:

• Prezante enstitisyon an: 'IBI-Akademi, bonjou! Se [Non w] k ap pale, kijan m ka ede w?'

• Pran nòt: Toujou gen yon kaye ak yon plim bò kote telefòn nan pou w nòte non moun nan, nimewo l, ak rezon apèl la.

• Vwa a: Pale klè, pa kouri, epi pa janm pale pandan w ap manje oswa w ap mache nan biwo a."

4. Jere Moun ki Fache oswa ki Difisil (Pawòl Pwofesè a)

"Sa konn rive yon kliyan vini li fache. Yon bon asistan pa janm fache an retou.

• Koute san w pa koupe pawòl: Kite moun nan di sa l genyen an.

• Rete kalm: Pale ba, pa rele. Sa ap ede moun nan desann presyon l tou.

• Chèche solisyon: Di l: 'Mwen konprann ou, kite m wè sa m ka fè pou ou kounye a oswa m ap pale ak Direktè a pou n jwenn yon solisyon vit'."

5. Egzèsis Pratik pou Modil 5

Misyon elèv la:

1. Script Telefòn: Ekri yon ti tèks 3 fraz ou t ap di si yon moun rele pou l mande enfòmasyon sou pri yon kou nan IBI-Akademi.

2. Simulation Akèy: Jwe yon ti ròl ak yon zanmi: Li se yon kliyan ki pa gen randevou men ki vle wè Direktè Alfred "toutswit". Kijan w ap jere l ak politès?

3. Fich Mesaj: Desine yon ti modèl fich mesaj kote w ap nòte: Kilès ki rele? Pou kiyès li te rele? Ki mesaj li kite? Ki lè li rele?

Objektif: Aprann sèvi ak lojisyèl de baz yo pou prepare dokiman, kalkile bidjè, epi voye imèl pwofesyonèl.

1. Entwodiksyon (Pawòl Pwofesè a)

"Bonjou klas! Jodi a, nou pral rann travay nou pi rapid. Lontan, se ak machin pou ekri (Dactylo) yo te konn travay, men jodi a, òdinatè a se pi bon zanmi asistan an. Nou pral wè 3 gwo zouti: Microsoft Word (pou ekri), Microsoft Excel (pou chif), ak Outlook/Gmail (pou kominikasyon). Pa pè bouton yo, se yo k ap fè w travay tankou yon pwofesyonèl!"

2. Microsoft Word: Mèt Redaksyon an (Pawòl Pwofesè a)

"Word se kote nou prepare tout lèt ak rapò nou te wè nan Modil 3 a.

• Miz an paj: Aprann mete bèl espas, chwazi yon bèl tipografi (Font) tankou Arial oswa Times New Roman.

• Koreksyon: Sèvi ak zouti ki tcheke fòt yo pou lèt ou a toujou pwòp.

• Anrejistre nan PDF: Toujou konvèti lèt ou an PDF anvan ou voye l, pou moun nan pa ka chanje sa w te ekri a."

3. Microsoft Excel: Mèt Chif yo (Pawòl Pwofesè a)

"Pa kite tablo yo fè w pè! Excel la pou l ede w kalkile vit.

• Tablo depans: Kreye yon ti tablo pou w jere ti kès biwo a.

• Fòmil senp: Aprann fè òdinatè a fè adisyon (+) ak soustraksyon (-) pou ou otomatikman.

• Lis Kliyan: Excel pafè pou w sere non ak nimewo telefòn tout moun ki an kontak ak IBI-Akademi."

4. Outlook ak Gmail: Lapòs Modèn nan (Pawòl Pwofesè a)

"Voye yon imèl se yon atizay.

• Siyati otomatik: Nou pral kreye yon siyati ki gen logo IBI-Akademi ak tout enfòmasyon kontak ou.

• Piès jwent (Attachment): Aprann kijan pou w 'atache' yon dokiman nan yon imèl san w pa bliye l.

• Klasman Imèl: Kreye dosye nan bwat imèl ou pou w pa janm pèdi yon mesaj enpòtan."

5. Egzèsis Pratik pou Modil 6

Misyon elèv la:

1. Premye Lèt la: Louvri yon paj blan sou Word, ekri non w, tit ou, epi fè yon ti paragraf sou sa w aprann nan IBI-Akademi.

2. Tablo Depans: Nan Excel, fè yon ti lis 3 bagay ou achte pou biwo a (egz: papye, plim, dlo) ak pri yo, epi fè total la.

3. Vwayaj Imèl: Imajine w ap voye yon imèl bay Direktè Alfred pou w voye rapò mwa a ba li. Ekri 'Objè' a ak yon ti mesaj kout.

Objektif: Aprann òganize reyinyon ki gen rannman, jere envitasyon yo, epi asire tout lojistik la an plas.

1. Entwodiksyon (Pawòl Pwofesè a)

"Bonjou klas! Jodi a, nou pral aprann kijan pou n prepare yon espas travay pou plizyè moun. Yon reyinyon ki byen prepare, se yon reyinyon kote yo pran desizyon vit. Wòl ou kòm asistan se asire w ke Direktè Alfred oswa nenpòt lòt chèf gen tout sa l bezwen nan men l pou l pa janm gen pou l di: 'O, mwen bliye papye sa a'."

2. Anvan Reyinyon an (Preparasyon) (Pawòl Pwofesè a)

"Pa janm tann jou reyinyon an pou w prepare. Men sa pou w fè 24 èdtan anvan:

• Lòd di Jou (Ordre du jour): Prepare lis pwen yo pral diskite yo epi voye l bay tout moun k ap vini.

• Konfime prezans: Rele oswa voye imèl pou w konnen konbe moun k ap vini vre pou w ka pare chèz ak dokiman.

• Materyèl: Tcheke si gen makè, si pwojektè a ap mache, epi si gen kaye ak plim pou tout moun."

3. Pandan Reyinyon an (Wòl Sekratè a) (Pawòl Pwofesè a)

"Pandan tout moun ap pale, travay ou fenk kòmanse:

• Pran nòt: Pa ekri tout mo moun yo di, men nòte pwen enpòtan yo ak sitou desizyon ki pran yo.

• Jere tan an: Si yon pwen ap pran twòp tan, ou ka fè yon ti siy bay Direktè a pou w raple l lòd di jou a.

• Siyati: Fè tout moun ki la siyen yon 'Feuille de présence'."

4. Apre Reyinyon an (Swivi) (Pawòl Pwofesè a)

"Reyinyon an fini, men travay asistan an poko fini:

• Rediksyon Procès-Verbal (PV): Ekri rezime a vit (menm jou a si posib) pandan lide yo fre nan tèt ou.

• Voye Desizyon yo: Voye yon imèl bay tout moun pou raple yo ki travay yo gen pou yo fè ak ki dat limit yo genyen.

• Ranje sal la: Remete tout bagay nan plas yo pou biwo a rete pwòp."

5. Egzèsis Pratik pou Modil 7

Misyon elèv la:

1. Lòd di Jou: Prepare yon ti lis 3 pwen pou yon reyinyon kote n ap pale sou "Fèt Fin d'année IBI-Akademi".

2. Check-list Lojistik: Lis 5 bagay ou dwe tcheke nan yon sal anvan yon reyinyon kòmanse (egz: dlo, kouran, elatriye).

3. Nòt rapid: Mwen pral di 3 desizyon byen vit, epi ou dwe nòte yo sou fòm "Aksyon pou fèt" (egz: Jean dwe achte bwason anvan vandredi).

Nou rive nan dènye bout fòmasyon an! Modil 8 la se sa nou rele "Jesyon Pratik". Yon asistan administratif dwe konn jere ti kòb ki nan tiwa a pou achte sa k manke vit (Petite Caisse) epi li dwe veye sou materyèl konpayi an pou anyen pa gaspiye. 

Objektif: Aprann jere ti depans kotidyen yo epi kenbe envantè materyèl biwo a ajou. 

1. Entwodiksyon (Pawòl Pwofesè a)

"Bonjou klas! Felisitasyon pou nou tout ki rive nan dènye modil la. Jodi a, nou pral pale de 'Lajan tounen' ak 'Materyèl'. Yon biwo pa ka rete paske kreyon fini oswa paske pa gen dlo pou moun bwè. Asistan an dwe prevwa sa yo san li pa fè gaspiyaj ak kòb IBI-Akademi oswa biznis kote l ap travay la."

2. Jesyon "Petite Caisse" (Ti kès la) (Pawòl Pwofesè a)

"Ti kès la se yon ti kantite lajan Direktè a konfye ou pou ti depans rapid (egz: achte yon koupon kat, peye yon kous, achte kafe).

• Pa janm bay lajan san 'Recu' (Resi): Menm si se 50 goud, mande yon prèv oswa ekri yon ti bon ki di kilès ki pran kòb la ak pou kisa.

• Balans chak swa: Nan fen jounen an, total kòb ki rete a plis total resi yo dwe bay menm montan kòb ou te gen nan maten an."

3. Envantè Materyèl Biwo (Pawòl Pwofesè a)

"Yon bon asistan pa tann papye fini pou l al achte lòt. Li fè sa nou rele yon Stock:

• Fich de Stock: Gen yon ti kaye kote w make konbe ràm papye, konbe plim, ak konbe lank enprimant nou genyen.

• Seuil d'alerte: Lè w wè ràm papye a rès 2 sèlman, se lè sa a pou w fè kòmand lan pou biwo a pa janm bloke.

• Ekonomi: Montre lòt moun nan biwo a pou yo pa gaspiye papye (itilize de bò yo si sa posib)."

4. Antretyen Ekipman (Pawòl Pwofesè a)

"Se ou menm ki 'Je' ak 'Zòrèy' materyèl yo.

• Si fotokopyèz la kòmanse fè yon bri dwòl, rele teknisyen an anvan l kraze nèt.

• Asire w òdinatè yo etenn byen chak swa pou yo pa pran kout kouran. Yon materyèl ki byen antreteni, se lajan nou sove pou IBI-Akademi."

5. Egzèsis Final pou Modil 8

Misyon elèv la:

1. Tablo Ti Kès: Direktè a ba w 2500 goud nan maten. Ou peye yon kous 250 goud, ou achte yon gwo boutèy dlo 150 goud, epi ou achte yon bwat plim 400 goud. Konbe kòb ki dwe rete nan tiwa a?

2. Fich Envantè: Fè yon ti lis 5 materyèl ki pi enpòtan nan yon biwo epi di konbe nan chak ou panse nou dwe toujou genyen an rezèv.

3. Rapò de Pon: Ekri yon ti nòt pou di Direktè a lank enprimant lan prale, epi mande l otorizasyon pou w achte yon lòt.

🎓 Mesaj Final Pwofesè a pou Asistan yo:

"Klas, nou fini fòmasyon Asistans Administratif la! Nou soti isit la ak tout zouti pou nou tounen poto mitan nenpòt biwo. Sonje byen: pwofesyonalis nou, diskresyon nou, ak òganizasyon nou se yo k ap fè nou rive lwen. IBI-Akademi fyè de nou. Ale briye kounye a!"

📂 Vin tounen Poto Mitan Administrasyon an!

"Byenvini nan seksyon pratik pou Asistans Administratif la. Yon bon asistan se li ki fè yon biwo mache san blokaj. Nan videyo sa yo, nou chwazi pou ou pi bon teknik pou w aprann kominike ak klas, òganize travay yon direktè, epi metrize zouti teknoloji yo.

Gade chak demonstrasyon sa yo avèk atansyon, paske se yo ki pral ba w konfyans pou w travay nan nenpòt gwo antrepriz oswa òganizasyon entènasyonal. Pare pou w tounen yon pwofesyonèl?"